ניהול ידע ארגוני נכון, מהווה יתרון משמעותי לארגון. ארגון שהשכיל לנהל נכון את מקורות הידע שלו, לשמר אותם ללמוד מהם ולהגיע אליהם בשעת הצורך, הוא ארגון מצליח, יציב, הנשען על ידע העבר ויודע לשלבו נכון בידע עכשווי המתאים לרוח הזמן.
במרבית המקרים קשה לנהל ידע ללא מערכת ניהול תוכן. קימות מערכות לניהול ידע בשוק, והן עוזרות לארגון לנהל ולשמר את משאב הידע, המשמעותי להצלחת העסק. יותר ויותר עסקים הבינו את הצורך בניהול ידע שוטף שממנו ניתן ללמוד, לקבל השראה ולשחזר הצלחות כמו גם מזעור נזקים בהישענות על ידע מהעבר ושילובו עם הידע של ההווה. הם משתמשים במערכות ניהול ידע העוזרות להם לקדם להצמיח ולנהל את העסק בצורה מיטבית.
היתרונות במערכת ניהול ידע:
- ניהול כל הידע של הארגון על מערכת ארגונית אחת
- חיפוש קל ונוח בממשקים השונים (ללא צורך לחפש מסמך שלא יודעים היכן תויק)
- שימוש בבינה מלאכותית לניהול ידע יעיל המאפשר מציאת מידע על בסיס סוג המידע ולא על פי מיקומו
- אחסון המידע בענן או על שרתי החברה או באופן היברידי
- גישה לידע מכל מכשיר ועריכתו (זמינות ונגישות)
- שימוש בממשקי גוגל, מיקרוסופט וסיילספורס כנקודת גישה לכל הידע
כאשר הידע הארגוני החשוב מנוהל על מערכת אחת ובצורה מיטבית, ההון האנושי ינצל ידע זה ויצור למידה ארגונית. ההון האנושי של החברה יבין מהלכים בצורה ברורה יותר ויצעיד את העסק אל עבר אתגרי התקופה, מגובה במטען ידע ובארגז כלים שיתרמו להצלחת הארגון, להצלחות העסקיות, להשקעות נכונות, לעמידה באתגרים וקונפליקטים העולים בסביבת העבודה ומחוצה לה.
כמו כן אופן ההגעה למסקנות ואופן הגעה להחלטות בהסתמך על הידע הנצבר יהוו יתרון משמעותי בשוק התחרותי ויהוו יתרון למנהלים ולעובדים לגבות את אופן התנהלותם ובחירותיהם כשהם מסתמכים ומשעינים ידים על הידע הנצבר והמשמעותי שהארגון צבר.
ארגון המוחק את משאב הידע הארגוני או אינו נסמך על משאב חשוב זה לא יוכל להחזיק לאורך זמן, מפני שהוא שומט את יסודות המבנה של הארגון.
