אין כמעט עובד, בכל או עסק או ארגון ובכל דרג, שלא מוטלות עליו משימות רבות מאוד. אנחנו חיים בעידן של מולטי טסקינג, ובהתאם מוצפים במטלות – קטנות וגדולות, לטווח קצר או לטווח ארוך, כאלה שאנחנו נדרשים להשלים בכוחות עצמנו וכאלה שמחייבות שיתוף פעולה עם גורמים אחרים. כדאי ששום משימה לא תיפול בין הכיסאות מומלץ להיעזר באחד הכלים החשובים ביותר הקיימים כיום, מדריך לניהול משימות.
היתרונות של מדריכים לניהול משימות
כשנעזרים במדריך ניהול משימות, ובפרט כמובן איכותי ויעיל, באים לידי ביטוי מספר יתרונות משמעותיים.
ראשית, אנחנו יכולים לראות בצורה ברורה ופשוטה את כל המשימות שאנחנו אמורים לבצע. שנית, ניתן לראות, גם כן בצורה בהירה ומידית, את התיעדוף של כל המטלות הנ"ל. בזכות ההצגה הברורה אותו מדריך לניהול משימות מאפשר גם להבין מיד כמה זמן אנחנו צריכים להשקיע בכל משימה ומשימה וכך להיערך בהתאם.
עוד יתרון של מערכת שכזו הוא ייעול העבודה – כשאנחנו יודעים בדיוק מה עלינו לעשות, אנחנו יכולים לשלב מספר משימות ולבצע אותן במקביל וכך להתקדם מהר יותר.
ביזור מטלות בעזרת מדריך לניהול משימות
אופציה חשובה נוספת שמאפשרים לנו מדריכים לניהול משימות היא ביזור המטלות השונות לגורמים שונים בארגון וזאת כדי להשלים את הפרויקטים במהירות ובהצלחה.
מערכות מתקדמות אלה – דוגמת Dynamics 365 של מיקרוסופט – מאפשרות לסנכרן רשימות משימות עם כלים נוספים (למשל אאוטלוק), לפלח את הרשימות על בסיס יומי, שבועי או חודשי, לעדכן בלחיצת כפתור שותפים לעבודה לגבי התקדמות כל משימה או יצירת מטלות חדשות, ועוד. כל האפשרויות הנ"ל מקלות על ביזור העבודה ועל התנהלות יעילה במיוחד בעסק.
איך לבחור מערכת ניהול משימות?
על-מנת להפיק מקסימום תועלת ממדריך ניהול משימות חשוב כמובן לבחור אותו באופן מושכל מבין כל האפשרויות הקיימות.
הפרמטר החשוב ביותר שקובע את האיכות של מדריך לניהול משימות הוא ממשק המשתמש. ככל שהוא יותר נוח לתפעול, ידידותי למשתמש ומציג את המידע רחב ההיקף בצורה בהירה ומדויקת (וכמובן ניתנת להתאמה אישית), כך המערכת טובה יותר. אמינות היא עוד מרכיב הכרחי ועל כן ישנה עדיפות למערכות של חברות מוכרות.
